Votre mission si vous l’acceptez: Auditer le processus management/pilotage !
L’audit de la direction est l’audit interne le plus redouté …
Faut-il conduire un audit à l’eau tiède dont les conclusions conciliantes seront connues avant même d’enquêter ou au contraire prendre son courage à deux mains et faire remonter « tout » ce qui ne va pas…au risque d’être viré(e) ?
Ni l’un, ni l’autre, si vous êtes à la recherche de pistes pour conduire cet audit si particulier lisez ce qui suit 😉
Un audit différent…
Je ne vous ferais pas l’offense de vous dire qu’auditer la direction se fait exactement comme vous le feriez pour tout autre processus…car cela est faux !
De quoi parlons nous quand nous parlons de l’audit de la direction?
- De la possibilité effrayante de demander à auditer le directeur ?
- De questions/conclusions possiblement gênantes pour votre direction et donc pour vous ?
- D’une situation dans laquelle vous risquez d’être plus jaugé(e) que jaugeur ?
- Peut-être simplement, d’une situation que ni vous ni votre direction souhaite vivre ?
Nous pouvons répondre oui, possiblement, à l’ensemble de ces questions.
Pour beaucoup, ce sera la première vraie mission à mener auprès de la direction et une bonne partie d’entre vous auront l’impression de se tirer une balle dans le pied en titillant le bilan de Dieu la direction.
Un sentiment dominera la préparation de cet audit…La peur !
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Quelques fausses pistes à éviter !
Retour aux fondamentaux:
Auditer une activité c’est d’abord comprendre les ressors de l’activité et ceux qui sont en charge de la manager !
Vous avez certainement remarqué que la direction est composée de personnes assez particulières qui ne parlent ni de procédures ni d’amélioration continue ?
De plus les indicateurs qui les intéressent in fine ont un rapport direct avec les finances.
Alors plutôt que de vous insurger dans votre costume de responsable qualité en bois vert….
…asseyez, vous respirez et revoyez votre copie !
En effet, il vous appartient de vous mettre à la portée de votre auditoire et de produire un audit intéressant (et donc utile) pour…la direction !
Si vous comptiez reprendre la norme et faire de la « soupe » en évaluant si la direction répond à certaines exigences qualiticienne du genre « les moyens attribués sont-ils en nombre suffisants… » ou « Un responsable Qualité a-t’il été nommé » ou encore « La direction s’est-elle fendue d’objectifs annuels ? »
Dans ce cas désolé de vous dire que vous avez perdu d’avance !
La direction trouvera votre rapport d’audit sans intérêt (dans le meilleur des cas= si elle le lit) et vous resterez collé(e) à votre étiquette de Monsieur ou Madame Qualité qui est là pour la certif’.
Pourtant les questions que vous évoqués sont indispensables au respect des exigences de la norme !
Oui mais c’est sans compter sur le fait que ce qui est nécessaire peut très bien n’être pas suffisant.
Quelques pistes à explorer pour s’en sortir
Pour vous en sortir vous devrez sortir de votre zone de confort.
Ne restez pas cramponnés à la conformité, votre direction attend de vous que vous lui parliez de business, de risques, d’améliorations pratiques en un mot: d’efficacité.
Pour cela vous devrez avoir une idée claire du modèle économique de votre entreprise et par vos questions lui démontrer que votre audit va lui servir à quelquechose (d’autre que le renouvellement du certificat iso 9001) .
1) Reprenez les objectifs que s’est fixée la direction en terme de CA
Oui il faudra vous procurer les chiffres de l’année précédente, et l’interroger sur la tendance du CA actuel (est-il susceptible d’atteindre l’objectif que la direction s’est fixée).
En attaquant dès les premières minutes sur un sujet si pragmatique vous surprendrez agréablement votre direction.
2) Passez au scanner les organes les plus importants qui interagissent avec la direction.
Que se passe t’il si le DAF passe sous un camion Jeudi ? En théorie toutes les infos et mots de passe sont partagés…en théorie oui mais en fouillant un peu ? 😉
Le plan de formation reflète t’il assez la volonté de la direction en terme de stratégie quinquénale ?
La direction saurait dire pourquoi le Directeur de la production a t’il conservé ce sous traitant pourtant à l’origine de tant de non conformités ?
Etc, etc…
3) Objectifs, Actions et communication
La direction a t-elle fixé un cap sur les 5 ans à venir ?
Pourquoi 80% des opérateurs de l’atelier n’en ont jamais entendu parlé ?
Quelles sont l’ensemble des actions qui ont été décidées pour faire de ces objectifs une réalité ? Qui suit l’évolution de ces actions ? Avec quel outil ?
Du propre aveu de la direction, d’après les points que vous avez soulevés, quels sont les améliorations prioritaires à mener ?
Et ainsi desuite…toujours la même logique: Interrogez la directions et les personnes gravitant autour, à propos de leur réalité.
Vous aurez le temps de glisser ici et là des questions de pure conformité mais discrètement et faites en sorte qu’elles découlent logiquement de votre conversation avec les audités.
Il n’y a qu’ainsi que vous apparaitrez autrement de celui ou celle que l’on sort du carton une fois par an pour s’afficher à ses côtés pour l’audit de suivi.
Responsable Qualité c’est aussi et un « savoir-être »…
Je ne le redirai jamais assez il y a deux sortes de responsable Qualité, les managers et les documentalistes…si vous êtes dans la deuxième catégorie vous rencontrerez de nombreuses difficultés à vous faire entendre, comprendre, suivre et peut-être…pérenniser votre emploi.
La Qualité est une discipline passionnante lorsqu’on arrive à devenir acteur de son entreprise et peser réellement sur ses méthodes et son organisation, mais c’est une discipline qui a du mal à être incarnée par des âmes timides.
Et l’audit interne de la direction en est un étonnant révélateur.
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article bien vu !
Il est vrai que les sommets de la pyramide sont souvent occupés par des personnes qui n’envisagent pas de faire ce qu’elles demandent aux autres : suivre des procédures, rendre des comptes, etc.
Dans ce cas, comme vous l’indiquez, il faut adapter le message et la manière d’aborder l’audit.
Super article qui permet de mieux comprendre l’approche que l’on doit avoir.
Merci beaucoup !!
Thanks for sending an other courses according to the management