Un nouvel outil pour la gestion documentaire

Qu’est ce que le « cloud » ?

Pour faire simple, le cloud est un disque dur en ligne, qui vous permet de stocker, partager et superviser vos données à distance.

L’utilisation du cloud s’est démocratisé il y a quelques années avec l’arrivée d’acteurs gratuits et de bonne qualité tels que « Dropbox », « Sugarsync » ou plus récemment « Google Drive ».

Ca ressemble à quoi un cloud » ?

Avec les applications « Dropbox » ou « Google Drive », le cloud prendra l’aspect d’un dossier dans votre système d’exploitation avec vos sous dossiers…tout simplement !

L’exemple en image:

« En quoi le cloud va simplifier ma vie de responsable Qualité ? »

Plusieurs règles documentaires enquiquinaient la vie des responsables qualité.

Car quoiqu’on en dise quand on travaille dans une TPE, le versionning et le fait de veiller que Marcel avait bien la nouvelle procédure dans sa sacoche n’était pas si évident.

Aujourd’hui avec les documents sous format électronique, certaines questions ne se posent plus.

Mieux encore, même les auditeurs « old-school », acceptent de bonne grâce le fait qu’une procédure en ligne n’aie plus besoin de « signature » pour validation (par exemple).

Faisons un tour des avantages qu’apportent le cloud tout au long de la vie d’un document:

Lors de la distribution des droits d’accès:

Dans un système documentaire, tout le monde ne doit pas forcément avoir accès à tout !

Par exemple: vous donnerez un accès illimité aux procédures de l’entreprise, mais vous restreindrez l’accès aux CV des différentes personnes présentes dans l’entreprise (pour des raisons de confidentialité évidentes).

Les « clouds » font cela très bien permettant de configurer les droits de lectures par dossier.

Ainsi si vous souhaitez qu’un dossier et ses sous dossiers ne soient pas visibles par toute l’équipe vous le mettre par exemple dans un dossier spécial appelé « Confidentiel » dans lequel vous pourrez mettre les CV, les contrats signés ou autres informations sensibles qui ne seront partagés qu’avec la Direction.

Vous pourrez bien sûr, ajouter ou supprimer des droits d’accès à certains dossiers:

Lors de la création d’un document:

La mise en ligne entraîne automatiquement une notification à tous ceux avec qui vous partagez les dossiers contenant le document.

La validation peut ne pas nécessiter de validation « classique » comme une signature pour peu que vous notifiez dans votre procédure de gestion documentaire, par exemple, que le fichier ne sera mis en ligne qu’après validation du directeur.

De nouvelles façons de gérer sa documentation qui rendent plus légère la gestion des procédures et vous rendent plus serein….lors des jours précédents l’audit de certification 😉

Lors de la modification du document:

Toutes les personnes avec qui vous partagez le dossier « parent » (dossier contenant la procédure mise à jour) seront notifiés de l’arrivée d’un nouveau document ou que le document a été mis à jour.

Ici encore, les règles de gestion documentaire, peuvent être drastiquement simplifiées si vous précisez, par exemple, que vous supprimez l’ancienne version et que vous ne conservez aucun archivage des versions précédentes !

(NB: en pratique rien ne vous empêche de sauvegarder les versions précédentes en local, dans vos fichiers personnels et de ne pas le spécifier à l’auditeur…).

Pour la consultation des documents:

Si l’auditeur vous demande comment vous vous assurez qu’ils aient toujours accès aux documents utiles à leur travail répondez-lui que les applications issues du cloud existent pour les globe trotters

…Notamment sur les smartphones:

Aujourd’hui, de plus en plus de personnes en entreprise qui travaillent en extérieur disposent d’un smartphone ou au moins d’un ordinateur portable.

Dans les deux cas, les applications sont gratuites, et surtout les documents peuvent être consultés hors ligne.

Dans ce cas, la mise à jour des documents reprendront dès que l’application aura de nouveau accès à internet.

Pour la suppression des documents:

Une notification apparaîtra comme c’est le cas pour la modification ou la création d’un document.

Ce qui, pour la suppression, peut éviter les petites catastrophes !

Votre directeur a fait une fausse manipulation et a supprimé le manuel qualité ou déplacé involontairement une procédure ?

Pas de panique ! vous aurez accès a un historique qui vous permettra de restaurer le fichier:

Comme nous l’avons vu, utiliser les nouveaux outils dans une gestion documentaire offre 3 avantages principaux:

> Une gestion plus facile et donc plus fluide de l’ensemble de vos documents
> Des opérationnels qui n’ont plus à se « soucier » de « règles qualité » qui ne leur semblaient pas naturelles du tout
> Des audits de certification où la gestion documentaire n’est plus un problème du tout ! (pour peu que vous ayez un minimum de rigueur).

Le cloud: la solution parfaite pour la gestion documentaire d’un SMQ ?

Oui à condition de prendre un minimum de précaution.

Même si les fichiers supprimés peuvent être rétablis, pour gagner en tranquillité d’esprit vous devez procéder à des sauvegardes:

> Régulières
> Stockées physiquement à un autre endroit que sur le lieu de travail (si vos locaux brulent, il sera inutile de disposer de 3 sauvegardes dans le même bureau…)
> Disposer d’un antivirus qui scannera régulièrement tous vos fichiers ( sauvegarder des fichiers vérolés ne vous sera d’aucun secours)

Mon service informatique préfère ouvrir un espace dédié sur le réseau avec des dossiers partagés et des droits d’accès…

A mon sens, cela est valable pour les grandes entreprises ayant déjà des procédures de gestion documentaires informatiques établies.

Dans ce cas, suivez, évidemment, la « politique » de l’entreprise.

Si il s’agit d’une PME ou d’une TPE, même avec la meilleure volonté, l’informaticien ne fera que recréer ce qui fonctionne bien ailleurs et en gratuit…tout en pestant après chacune de vos demandes de fonctionnalités supplémentaires…qui existent déjà dans les services évoqués plus haut.

Quid de la confidentialité des données stockées sur le web…

Comme tout système informatique, ni vous ni moi sommes à l’abri d’un piratage d’un tel service.

Pourtant, en y regardant de plus près, même si cela arrivait (1 chance sur 1 million), les pirates n’en auront pas après vos données mais auront des milliers de comptes.

Que rechercheraient-ils ?

Si leur geste est intéressé, ils chercheront exclusivement à des numéros de comptes, mot de passe bancaire etc etc…et à priori ces données là ne se trouveront pas sur « votre cloud ».
Si leur geste traduit un besoin de publicité égotique, alors ils mettront en ligne dans le pire des cas vos documents…oui tout le monde pourraient avoir accès à « nos » procédures de non conformités…Est-ce si grave ?…Pour moi non.

Le cloud m’a fait gagner un temps fou et m’a simplifié la vie au quotidien.

Tous les clients, chez qui j’ai installé ces applications, utilisent à présent le cloud pour bien d’autres choses que leur système de management de la qualité.

J’espère que ce nouvel outil vous apportera autant qu’à nous.

Quelques liens pour débuter:

Les deux leaders (à mon sens):

Dropbox: https://www.dropbox.com (2 Go)

Google drive: https://drive.google.com/start (5 Go)

Et pour ceux qui qui ont besoin de plus de stockage (très bon notamment pour la sauvegarde et le partage d’images) un service que je n’ai pas encore pu tester sur la durée :

Media Fire: http://www.mediafire.com/software/express/tour.php (50 Go)

Une formation à la gestion des documents et enregistrements pour aller plus loin

Si la gestion documentaire est une chose qui vous pose des problèmes je vous propose de participer à une formation complète à la gestion documentaire d’un SMQ ISO 9001.