Un outil qui vous facilitera l’audit

Auditer demande deux qualités essentielles le savoir être et le savoir faire.

Pourtant au delà des qualités personnelles, les outils utilisés peuvent influer sur la performance et donc indirectement la pertinence de votre audit.

Un nouvel outil pointe son nez et vous permettra de conduire vos audits dans des les meilleures conditions !

Il s’agit de la tablette numérique (IPAD pour mon cas, mais bien sûr vous bénéficierez des mêmes atouts en achetant des tablettes concurrentes de qualité…).

Je vous propose de faire un tour rapide des avantages de cet outil pour l’auditeur que vous êtes:

Une consultation des documents et une prise de notes efficace et rapide

Combien de fois durant l’audit, vous vous êtes retrouvés empotés, avec vos notes, et procédures prêtes à tomber de votre pochette au moindre mouvement…vous debout essayant, de surcroît,de noter, tout en gardant un contact visuel avec l’audité…

Avec votre tablette, vous pourrez passer du manuel Qualité vers une procédure en revenant ensuite sur vos précieuses notes avec une simple pression et balayage du doigt.

De plus avec un stylet adapté (par exemple « Wacom Bamboo Stylus »), la prise de note se fera naturellement et rapidement sans changer le moins du monde vos habitudes !

Des applications dédiées par exemple « Bamboo Paper » (non je ne suis pas sponsorisé! juste un client conquis) vous pourrez mettre en page rapidement vos notes, surligner, changer la couleur d’écriture et….capturez les enregistrements dont vous vous servirez comme preuves d’audit en insérant au milieu de vos écrits les photos prises sans changer d’application! Un must have !

Gagnez en rapidité pour la préparation de vos réunions de clôture

Certaines pages contiennent les mentions des non conformités et remarques constatées ? Ajoutez leur un marque page pour vous faciliter la tâche, et les retrouver rapidement lors de la (courte) préparation de l’audit de clôture.

Exposez avec plus de clarté vos conclusions

Une ~~image~~ photo vaut mille mots.

Vous exposez vos conclusions et souvent le directeur n’a pas participé à l’ensemble de l’audit et quand il demande des précisions sur un écart constaté….mieux vaut lui montrer la photo prise que…la simple référence à l’enregistrement (à la codification que le responsable Qualité aura pris soin de rendre insondable) du genre: « ENR-BE-452B-2 » !

Idem pour les remarques concernant par exemple une procédure que vous avez vue et qui n’était pas à jour…la photo mettra fin aux débats…

Sécurisez votre travail

Une fois l’audit fini, vous pourrez vous envoyer par mail l’ensemble de vos notes en PDF.

Un détail qui n’en est pas un…un incident pourrait porter atteinte à la restitution de votre rapport d’audit (fichier corrompu, vol de la tablette, erreur de manipulation de votre part…).

Pour se faire, vous demanderez s’il est possible d’avoir accès au Wifi de l’entreprise ou si vous avez la chance de posséder un smartphone un simple partage de connexion fera l’affaire.

Des inconvénients au milieu de tous ces avantages ?

Oui !…tout d’abord le prix de ces tablettes qui même si elles se sont démocratisées restent un investissement conséquent pour beaucoup.

Ensuite, le matériel est fragile…ajoutez au prix d’achat une assurance (certaines CB ou contrats pros l’incluent déjà).

Enfin si vous optez pour un stylet par exemple celui que j’ai cité précédemment, sachez que l’embout a une durée de vie de quelques semaines (2-3 mois d’utilisation intensive) et est vendu 4 euros à l’unité…