Simplifier c’est améliorer !
Lors de l’année 2 les responsables qualité se retrouvent souvent avec des documents qui font « doublons » ou des pratiques qui ne sont ni indispensables au fonctionnement de l’entreprise, ni une exigence formelle de la norme iso 9001:2008.
Dans ce véritable chantier que constitue un SMQ voici trois pistes pour profiter de la souplesse de la norme et ainsi alléger vos pratiques qualité…
Diminuer le nombre de procédures
On a souvent tendance à écrire des procédures « pour se rassurer », par rapport à la venue prochaine de l’auditeur, plus que par nécessité.
C’est le moment de se demander, si toutes les procédures sont utiles ou correspondent à une exigence formelle de la norme.
Vous serez sûrement surpris de la « paperasse » inutile…
Attention! Quand je prêche la diminution des documents je ne prêche pas le minimalisme pour le minimalisme.
Des documents qui ne servent que « très rarement » et n’ont pas réellement d’utilité, au quotidien, peuvent se révéler cependant indispensables !
Par exemple:
- – La procédure de mise sur répondeur du standard de l’entreprise qui ne sert que pour les renforts saisonniers du mois d’Août.
- – Une procédure d’urgence pour un cas très peu fréquent requérant des gestes médicaux précis
En dehors de ce genre d’impératifs où la procédure sert à pallier au risque que les choses tournent mal, vous trouverez au moins une dizaine de documents à supprimer ou à alléger…
Mieux penser la formation pour alléger le nombre de documents
En dehors des procédures obligatoires, les procédures sont écrites, le plus souvent, pour pallier au manque de compétences.
En réalisant des plans de formations pensés autour d’une stratégie d’acquisition de compétences stratégiques pour l’entreprise, vous pourrez au fur et à mesure que ces formations sont réalisées, diminuer le nombre de documents dans l’entreprise.
Conduire vos processus vers la maturité pour diminuer la fréquence d’audits internes.
Un processus immature a besoin de davantage de surveillance qu’un processus mature.
Fort de ce constat, les efforts et le temps que vous prendrez pour améliorer vos pratiques internes et donc amener vos processus à la maturité vous permettra de diminuer la fréquence d’audits ou la fréquence des revues de processus.
Le management d’un système de management de la qualité nécessite des efforts constants et une remise en question récurrente.
Avec le temps, et de la persévérance, votre quotidien sera plus de plus en plus tourné vers le management et de moins en moins vers le suivi administratif de documents…rendant votre métier d’autant plus intéressant et donc valorisant !
